Nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi để giao tiếp hiệu quả hơn

Một nghiên cứu từng chỉ ra rằng có đến 85% những người thành công là nhờ vào giao tiếp giỏi, chỉ có 15% còn lại đến từ năng lực bản thân. Giao tiếp giỏi đồng nghĩa với việc bạn có nhiều hơn cơ hội để thành công. Trong đó, kỹ năng đặt câu hỏi tốt là chìa khóa giúp bạn làm chủ nhiều tình huống giao tiếp. Một cuộc đối thoại có đạt hiệu quả mong muốn hay không phụ thuộc rất lớn vào các kỹ năng này. Chúng ta hãy cùng THPT FPT Cần Thơ tìm hiểu chi tiết hơn về kỹ năng đặt câu hỏi trong đàm phán hay các tình huống giao tiếp quan trọng khác tại đây nhé!

1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

Kỹ năng đặt câu hỏi – Question skill là cách thức bạn dẫn dắt cuộc trò chuyện bằng những câu hỏi nhằm khai thác, thu thập thông tin. Hay việc bạn dẫn dắt câu chuyện có chủ đích nhằm đem tới không khí tích cực cho cuộc trò chuyện thêm phần thú vị. 

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là một “skill” rất quan trọng đối với mỗi người, chúng ta cần được đào tạo và rèn luyện kỹ năng này từ sớm hoặc ngay từ khi còn bé để nâng cao khả năng giao tiếp trong cuộc sống. 

Tại sao lại khẳng định như thế? Vì trong giao tiếp, đặt câu hỏi là một kỹ năng quan trọng giúp người tham gia giao tiếp có kể kiểm soát và kéo dài cuộc đối thoại diễn ra theo đúng dự kiến. Một cuộc đối thoại sẽ khó có thể kéo dài và có kết quả nếu những người tham gia không biết phải hỏi gì hoặc đặt những câu hỏi vô nghĩa.

2. Ý nghĩa của kỹ năng đặt câu hỏi

Một kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả có thể:

• Giúp bạn nhận được đúng thông tin bạn mong đợi
• Giúp cuộc trò chuyện đạt hiệu quả cao hơn. 
• Cuộc trò chuyện có thể kéo dài hơn nếu bạn biết cách đặt đúng câu hỏi. 
• Người nghe sẽ biết mình cần phải phản hồi thông tin gì, như thế nào,…
• Tăng thiện cảm và mức độ chính xác của thông tin từ người trả lời

3. Có những kiểu câu hỏi nào?

Trong một cuộc trao đổi có đa dạng các kiểu câu hỏi khác nhau được đưa ra nhằm mục đích nhất định. Song nhìn chung, có 5 loại câu hỏi phổ biến như sau:

3.1. Câu hỏi đóng và câu hỏi mở

Câu Hỏi Đóng

• Thuộc dạng câu hỏi đi thẳng vào vấn đề, loại câu hỏi này thường được dùng để xác nhận lại thông tin. 
• Đây là loại câu hỏi mà người trả lời chỉ có thể đưa ra một phản hồi duy nhất và thật ngắn gọn, chẳng hạn “có” hoặc “không”. 
• Câu hỏi dạng đóng sẽ có hiệu quả trong các hoàn cảnh như muốn kết thúc, chốt lại vấn đề; Người hỏi muốn kiểm tra khả năng hiểu và nắm bắt vấn đề của người nghe.
• Ví dụ về một câu hỏi đóng: Bạn có thích trở thành một nhà văn không? Bạn có hiểu bài tôi giảng không?

Câu Hỏi Mở

• Đây là kiểu câu hỏi cho phép người trả lời có thể phản hồi một cách chi tiết và cụ thể.
• Hướng câu hỏi thường tập trung vào kiến thức, quan điểm hoặc cảm xúc của người nghe. 
• Câu trả lời của dạng này sẽ không giới hạn nội dung được đề cập.
• Dạng câu hỏi này thường dùng trong các trường hợp muốn tìm hiểu thêm thông tin, nắm bắt ý kiến.
• Ví dụ về câu hỏi mở: Tại sao bạn lại thích/không thích trở thành một nhà văn? Em đang không hiểu cụ thể là ở chỗ nào?

3.2. Câu hỏi “phễu”

Kỹ thuật này bắt đầu bằng cách đặt ra các câu hỏi chung chung, sau đó đào sâu vào chi tiết. Thông thường, kỹ thuật đặt này sẽ liên quan đến việc đặt nhiều câu hỏi chi tiết hơn cho từng cấp độ. 

Ví dụ hỏi về thông tin cá nhân: Bạn học ở đâu? Bạn học trường nào? Bạn học chuyên ngành gì? Bạn có học tốt chuyên ngành của mình? Bạn đạt điểm số bao nhiêu?… Với mục đích điều tra thông tin cụ thể hay tập trung thảo luận 1 vấn đề.

3.3. Câu hỏi thăm dò

Thường khi hỏi thăm dò, bạn sẽ phải đánh vào tâm lý của người trả lời về một sự việc liên quan nhưng mục đích của người trả lời là tìm ra câu trả lời cho một sự kiện liên quan khác. Đây là dạng câu hỏi khá phức tạp cần được đào tạo và rèn luyện nhiều mới có thể cho ra hiệu quả tối ưu.

Loại kỹ thuật hỏi thăm dò này được ứng dụng nhiều trong việc điều tra, bên cạnh đó trong giao tiếp kinh doanh nó cũng được dùng để phán đoán, khai thác thông tin của người được hỏi khi đang cố né tránh vấn đề.

3.4. Câu hỏi “mồi”

Với kỹ thuật đặt câu hỏi “mồi” bạn có thể dẫn dắt người trả lời theo cách nghĩ của mình. Bạn có thể đặt ra một câu hỏi mồi hiệu quả bằng cách đưa ra một giả định, sử dụng giả định để diễn đạt câu hỏi thật dễ hiểu; cung cấp cho người trả lời hai lựa chọn,…

3.5. Câu hỏi tu từ

Ngược với câu hỏi mở thiên hướng về cảm nghĩ của người trả lời, câu hỏi tu từ sẽ thiên hướng về cảm nghĩ của người hỏi. Mục đích của câu hỏi tu từ không phải mong đợi nhận được câu trả lời mà mục đích của nó là cảm thán về một vấn đề/chủ đề nào đó. 

Ví dụ: Cầu vồng đẹp hết biết luôn đúng không? Việc đặt ra các câu hỏi tu từ là một cách thu hút sự chú ý người đối diện hiệu quả và khiến mọi người đồng ý với quan điểm của bạn. 

HOT: Chính thức công bố kết quả tuyển sinh lớp 10 Cần Thơ năm học 2023

4. Cách để nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi

Trong các cuộc hội thoại, khai thác thông tin luôn là một trong những mục tiêu lớn mà bạn muốn đạt được. Nếu biết cách giải quyết, bạn sẽ có nhiều thông tin cần thiết, hữu ích và thiết lập thêm mối quan hệ. Dưới đây là 6 nguyên tắc vàng giúp bạn rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp.

4.1. Cụ thể hóa câu hỏi

Hãy cố gắng đặt ra các câu hỏi thật cụ thể nhằm đảm bảo câu trả lời cung cấp đúng thông tin bạn mong muốn. Bạn có thể giải thích câu hỏi của mình dưới dạng câu hỏi đóng để người phản hồi đưa ra một câu trả lời trực tiếp.

Giả sử: Bạn muốn hỏi về thời gian làm việc của công ty, bạn có thể hỏi rằng “Thời gian làm việc của tôi là từ thứ 2 đến thứ 6 phải không?”

4.2. Nâng cao tần suất đặt câu hỏi

Việc thường xuyên đặt câu hỏi sẽ giúp nâng cao khả năng đặt câu hỏi của mình. Bạn hoàn toàn có thể tự đặt câu hỏi cho bản thân và tự trả lời chúng. Điều này sẽ giúp bạn hiểu hơn về chất lượng câu hỏi. 

4.3. Khuyến khích các câu trả lời

Nếu bạn phải đặt câu hỏi cho một nhóm người trong một sự kiện hoặc hội nghị. Hãy cố gắng khuyến khích khán giả tham gia câu hỏi của mình bằng việc hướng câu hỏi đến một đối tượng cụ thể, những khán giả tích cực nhất.

4.4. Lắng nghe câu trả lời một cách kỹ càng

Sẽ rất khó cho việc đặt câu hỏi tiếp theo nếu bạn không chú ý đến nội dung phản hồi câu hỏi trước đó từ đối phương. Một khi không cẩn thận bạn sẽ khó mà nhận ra câu hỏi của mình đã thật sự đạt hiệu quả hay chưa, nắm được thông tin chính, cần thiết hay chưa. 

Bên cạnh đó, đây cũng là một cách để bạn thể hiện sự tôn trọng với đối phương và lối hành xử tinh tế của bản thân. Đây cũng được coi là một “skill” quan trọng trong kỹ năng đặt câu hỏi mà bạn cần rèn luyện.

4.5. Đừng quá tò mò

Điều này được hiểu là việc, bạn chỉ chăm chăm vào việc thúc ép đối phương trả lời câu hỏi của bạn mà không quan tâm đến thái độ của họ. Điều này có thể khiến đối phương cảm thấy bạn đang quá thọc mạch vào chuyện riêng tư của họ, gây mất thiện cảm, kém duyên.

4.6. Sử dụng ngôn từ và thái độ thích hợp

Với từng nhóm đối tượng giao tiếp khác nhau bạn cần chú ý đến việc sử dụng từ ngữ và thái độ sao cho phù hợp. Đừng hỏi một cách quá dồn dập, cũng đừng hỏi thẳng thừng những nội dung tế nhị. Hãy bắt đầu cuộc trò chuyện một cách từ tốn và tinh tế.

5. Bỏ túi kỹ năng đặt câu hỏi tại nơi làm việc

Dưới đây là một vài cách để bạn có thể thể hiện kỹ năng đặt câu hỏi thành thạo của mình:

• Làm rõ ràng nhiệm vụ của mình bằng việc đặt ra những câu hỏi cho người quản lý. 
• Đặt câu hỏi để hiểu rõ những chính sách của công ty, điều này đặc biệt quan trọng khi bạn bắt đầu một công việc tại môi trường mới.
• Đặt câu hỏi đến đúng người, đúng mục đích.

Kỹ năng đặt câu hỏi tốt khi giao tiếp là một trong những kỹ năng sống vô cùng quan trọng để đạt được hiệu quả trong công việc và cuộc sống. Bạn cần thực hành, rèn luyện thường xuyên để có một kỹ năng đặt câu hỏi thuần thục, khiến người được hỏi thoải mái, không thấy bị tra khảo. Mong rằng bài viết này có thể giúp bạn cải thiện, nâng cao khả năng đặt câu hỏi và kỹ năng giao tiếp.